PC MAGAZINE Octombrie 2003
	[ Software ]	Alegeti categoria Sisteme Componente Stocare Comunicatii Imprimare Imagine Divertisment Software

Microsoft Office 2003 - o nouă direcţie

adaptare Bogdan Kerekes

Office XP a venit pe lume fără ca Microsoft să reuşească să includă în el acele facilităţi care să determine companiile să-şi actualizeze instalările de Office 2000. Însă Microsoft şi-a învăţat lecţia şi Office 2003 se poate lăuda cu o serie de îmbunătăţiri, ce pornesc de la cele puţin utile şi se termină cu unele deschizătoare de noi orizonturi.

Noile inovaţii vor fi descoperite doar de anumite categorii de utilizatori. Cei ce îşi petrec foarte mult timp lucrând în Word sau Excel, vor sesiza cu greu câteva modificări esenţiale. Însă cei pentru care Outlook este clientul de mail favorit, vor avea o surpriză plăcută la întâlnirea cu noua interfaţă. Pachetul Office a primit în cadrul său şi un nou membru: aplicaţia OneNote. Aceasta îşi propune să schimbe modul în care sunt capturate pe PC ideile în liberă formă, introduse de la tastatură, înregistrate prin intermediul unui microfon sau scrise cu un mouse sau stilou optic.

În Office 2003 a fost continuată tendinţa de integrare tot mai strânsă între aplicaţii. Mai mult, pachetul Office nu mai este considerat astfel, ci este denumit în mod oficial drept Microsoft Office System. Acest lucru subliniază faptul că Office nu mai este doar o aplicaţie, ci a devenit un sistem integrat de furnizare de date în întregul sistem de lucru.

Microsoft nu a avut foarte mult de ales în a alege direcţia. Pentru atragerea marilor corporaţii, dar şi a firmelor de dimensiuni mici şi medii, ce analizează foarte atent beneficiile investiţiei într-un nou software, direcţia se numeşte colaborare pentru creşterea productivităţii. Noul Office se integrează foarte bine cu noile servicii îmbunătăţite Microsoft SharePoint, ce permit angajaţilor să colaboreze şi să lucreze împreună pe documente. Un portal central SharePoint permite membrilor unei echipe să partajeze fişiere, să participe la discuţii, să efectueze legături dinamice la conţinut web, să genereze tabele din date extrase din bazele de date ale firmei şi multe altele. Totul strâns integrat în aşa fel încât, de exemplu, puteţi partaja un fişier sau intra într-o conversaţie chat fără a părăsi Word-ul.

Colaborarea trebuie să implice şi o serie de drepturi. Iar Information Rights Management (IRM) devine standard. Pentru cei ce nu dispun de un serviciu IRM instalat pe server, Microsoft chiar oferă un servicu de hosting bazat pe Passport. Disponibil din meniul File al oricărei aplicaţii Office, precum şi din Shared Workspace, documentele pot fi marcate drept disponibile pentru anumiţi utilizatori sau marcate ca "Doar pentru uz personal". Conţinutul fişierelor este encriptat în aşa fel încât, folosindu-se chei digitale, o companie se poate asigura că proprietatea sa intelectuală este bine protejată. În planurile de viitor ale Microsoft, la nivel de sistem de operare, identitatea utilizatorului determină drepturile sale asupra programelor şi documentelor.

XML-ul a venit în produsele Microsoft pentru a rămâne. Un nou produs, Microsoft InfoPath 2003, permite realizarea de şabloane ce extrag informaţii din bazele de date, le introduc în formulare electronice pentru ca apoi acestea să se descarce în depozitele de date ale firmei. Ideea utilizării XML este de "dezlegare" a datelor de aplicaţii. Datele din Excel, de exemplu, pot deveni independente de această aplicaţie, devenind date XML. În acest fel, informaţiile pot circula libere între diverse departamente, fără a se apela la instrumente complicate şi imprecise de conversie. Iar toţi angajaţii pot privi la acceaşi imagine a datelor din companie.

A lucra cu XML necesita un anumit nivel de pregătire. Departamentul IT trebuia să "sape" adânc în "măruntaiele" XML-ului pentru a-l face util companiei. Însă Microsoft a făcut o treabă bună în degrevarea utilizatorului de sarcinile cele mai dificile. Cu puţină înţelegere a mecanismelor interne, utilizatorii obişnuiţi se vor putea înconjura de un mediu de lucru mai eficient.

Până la a arunca o scurta privire asupra celor mai populare aplicaţii, trebuie să facem o observaţie strict necesară: înainte de a vă gândi la migrare, aveţi în vedere că specificaţiile minime Office 2003 specifică Windows 2000 SP3 sau Windows XP; pe Windows 95, 98 sau Me nici măcar nu se instalează.

MICROSOFT Word 2003

Pentru uz personal, Word 2003 s-a schimbat destul de puţin în comparaţie cu varianta precedentă. Îmbunătăţirile specifice se referă la noua vedere Reading Layout. Această nouă vedere ignoră cu desăvârşire break-urile de linie şi pagină aşa cum sunt ele văzute în vederea Normal şi Page Layout. În acest fel, puteţi vedea cât se poate de mult text cu putinţă. Caracterele de dimensiune generoasă permit citirea mai facilă a unor texte. Facilităţile de protecţie a documentelor pot fi chiar surprinzător de utile. Puteţi proteja documentul la formatare, în aşa fel încât cel ce va primi documentul pentru corectare nu va putea schimba dimensiunea caracterelor, stilul lor sau aşezarea în pagină. Protejarea documentelor poate fi făcută şi pe secţiuni, fiecare dintre acestea având ataşate drepturi individuale.

Mai multe îmbunătăţiri minore sunt de apreciat. Una dintre acestea este opţiunea de a apela caseta de dialog pentru analiza modificărilor aşa cum ea era înainte de Word 2002, ce permite trecerea automată la modificarea următoare atunci când cea curentă a fost acceptată sau rejectată. În mod similar, facilitatea Compare Documents permite deschiderea în paralel a două documente ce vor fi defilate sincronizat unul cu celălalt. Mici modificări, ce se dovedesc utile în activitatea de zi cu zi.

MICROSOFT Excel 2003

Marea majoritate a îmbunătăţirilor din Excel se referă la funcţionalităţi de colaborare şi lucru în grup. Punctele cheie la care s-a lucrat sunt XML-ul, IRM, SharePoint şi noua funcţie List. Aceasta rezolvă problemele asociate tradiţional lucrului cu liste, inclusiv faptul că funcţia SUM nu lucra previzibil pe liste filtrate. Crearea unei liste (Data | List | Create List) în Excel 2003 este însoţită de marcarea printr-un chenar a setului de date. Ultimul rând din listă conţine un singur asterisk, aşa cum se află într-un tabel Access.

Introducerea unei date în orice celulă liberă de pe acel rând, în cadrul listei, va produce inserarea unui nou rând în listă.

Fiecare coloană are activă implicit AutoFilter în aşa fel încât datele pot fi rapid sortate. Totalizarea unei coloane este şi ea facilitată de butonul Toggle Total Row aflat pe noul toolbar List ce oferă funcţii de sumarizare, cum ar fi Sum, Count, Average, Max sau Min. Facilitatea Compare Side by Side este prezentă şi în Excel, două foi de calcul fiind deschise una lângă alta, navigarea în interiorul lor fiind sincronizată.

O serie de funcţii statistice cu probleme, ce generau erori din cauza rotunjirilor pe care le efectuau, au fost refăcute prin modificare modului în care sunt calculate. În această categorie se află VAR, STDEV, STDEVP, DVAR, FORECAST, SLOPE, INTERCEPT, PEARSON, RSQ, STEYX.

La fel ca şi în Word, utilizatorii Excel pot alege să elimine datele personale din fişier înainte de salvare. Opţiunea, inactivă în mod implicit, poate fi accesată din Tools | Options | Security.

MICROSOFT Outlook 2003

Aceasta este aplicaţia ce a suferit cele mai mari modificări din întregul pachet. Multe dintre adăugiri vi se vor părea atât de naturale încât vă veţi întreba oare de ce ele nu au fost făcute încă din versiunile anterioare. La suprafaţă, veţi face cunoştinţă cu mici restilizări ce vă vor pune în faţa ochilor o cu totul altă interfaţă.

În partea din stânga veţi remarca secţiunea verticală Navigation Pane, similară cu Folder List. Secţiunea este divizată în două, în partea inferioară aflându-se butoane pentru toate categoriile de date pe care le poate gestiona Outlook, pentru mail şi butoane pentru shortcut-uri şi Folder List. Alegeţi o categorie, apăsând pe un buton sau din noul meniu Go şi în partea superioară se vor deschide doar folderele ce conţin acel tip specific de date. Chiar dacă facilitatea este bună, Microsoft a trecut cu vederea posibilitatea de personalizare prin adăugarea de noi butoane şi foldere.

Vederea implicită pentru mailuri este compusă din trei secţiuni: Navigation Pane, o listă cu mesajele grupate pe zile şi un Reading Pane, o secţiune în care citirea mesajelor este mult mai facilă. Outlook 2003 dispune de o facilitate anti-spam ce trimite automat mesajele suspecte într-un folder dedicat, pot fi blocate anumite mesaje şi ataşamente. Conectarea la serverele Exchange 2003 se poate face prin intermediul internet-ului printr-un VPN. Calendarul personal şi de grup pot fi consultate în paralel.

Outlook 2003 ascunde o mulţime de facilităţi noi. Upgrade-ul la noua versiune merită atât pentru utilizatorii individuali cât şi pentru cei din firme.

MICROSOFT Access 2003

Interfaţa programului a fost îmbunătăţită, cu un Task Pane ce permite identificarea şi corectarea erorilor comune. Îmbunătăţiri au fost aduse şi la operaţiile de import/export şi legare a tabelelor.

MICROSOFT Project 2003

Versiunea profesională se constituie în partea client a soluţiei de management de proiect a Microsoft ce include Project Server şi Project Web Access.

MICROSOFT Publisher 2003

Noua versiune dispune de un suport îmbunătăţit pentru web şi tipărire profesională, şabloane noi, previzualizare a publicaţiilor e-mail.

MICROSOFT FrontPage 2003

Upgrade semnificativ, noua versiune a aplicaţiei de creare şi management a site-urilor web, a primit noi facilităţi şi controale, suport Flash şi instrumente care să ajute generarea de XML şi scripturi JavaScript.

MICROSOFT PowerPoint 2003

Suport pentru smart-tag-uri, colaborare şi IRM. O facilitate utilă este posibilitatea de a salva o prezentare direct pe CD, impreună cu viewer-ul necesar, în aşa fel încât redarea ei să fie absolut facilă.

MICROSOFT Visio 2003

Programul de realizare de diagrame a fost actualizat cu câteva tipuri noi, printre care şi diagramele de rack-uri IT.

Chiar dacă există şi alternative la pachetul Microsoft, cei mai mari competitori ai noului Office 2003 sunt chiar versiunile lui anterioare. Cele mai semnificative îmbunătăţiri, cu influenţe directe asupra productivităţii, se adresează utilizatorilor din corporaţii. Însă pentru a beneficia cu adevărat de ele, departamentele IT vor trebui să aibă în vedere întreaga imagine: servere şi servicii adiacente!