Soluţii - PC Magazine Romania, Mai  2002

Asocieri incorecte

Atunci când faceţi clic pe un hyperlink şi vi se deschide în mod eronat un program, va trebui să găsiţi o cale de a restaura asocierile făcute de sistemul de operare între tipul fişierelor şi programele cu care acestea sunt deschise.

Dacă atunci când faceţi clic pe un URL vi se deschide un alt browser internet (de exemplu, Internet Explorer în loc de Netscape Navigator) soluţia ar fi să îl porniţi pe cel dorit în mod manual. În acest punct, programul se va oferi să vă refacă în mod automat asocierea; în cazul în care această casetă nu apare pe ecran, va trebui ca din setările particulare ale programului să o activaţi (de exemplu, în IE, Tools | Internet Options | Programs şi bifaţi "Internet Explorer should check to see whether it is the default browser").

Aceeaşi soluţie se aplică şi în cazul în care programul de mesagerie dorit nu este folosit atunci când vreţi să trimiteţi un e-mail. Asocierea va trebui făcută fie prin lansarea programului dorit şi definirea lui ca program principal de mesagerie, fie prin intermediul applet-ului Internet din Control Panel.- BK

Imprimanta nu tipăreşte

În destul de multe cazuri, cele mai simple metode de remediere a problemelor legate de imprimante sunt ignorate. Mai întâi asiguraţi-vă, prin consultarea panoului imprimantei, că ea este alimentată cu tensiune şi se află în starea "on line". Verificaţi dacă în tăvile imprimantei se află hârtie şi cartuşul de cerneală sau cel cu toner sunt bine instalate (dacă nu ţineţi minte toate indicaţiile LED-urilor de pe panoul imprimantei, consultaţi documentaţia acesteia; un LED care clipeşte cu siguranţă vă avertizează ceva). Verificaţi cablul paralel sau cel USB. Încercaţi să curăţaţi memoria imprimantei prin oprirea acesteia, urmată de repornire după un interval de câteva secunde. Încercaţi să tipăriţi din DOS. Pentru aceasta (în sistemele Windows ce nu au renunţat la modul DOS), selectaţi Start, Shut Down, alegeţi "Restart in MS-DOS mode" şi daţi OK; introduceţi în consolă cd \windows Enter, apoi dir /s > LPT1 urmat tot de Enter.

În cazul în care din DOS merge, însă din Windows nu, va trebui să încercăm alte soluţii. Mai întâi, reinstalaţi driverul imprimantei. Pentru aceasta, daţi Start, Settings, Printers. Ştergeţi imprimanta corespunzătoare şi apoi reinstalaţi-o folosindu-vă de asistentul Add Printer. Veţi avea nevoie de driverul imprimantei, însă cel mai probabil el se va afla pe CD-ul Windows sau pe CD-ul ce a însoţit imprimanta. Dacă nici această metodă nu a dat rezultate, încercaţi să dezactivaţi funcţia de spooling. Pentru aceasta, daţi Start, Settings, Printers, faceţi clic cu butonul din dreapta pe icon-ul imprimantei şi alegeţi Properties. Din secţiunea Details, apăsaţi pe butonul Spool Settings şi selectaţi "Print directly to printer".

În cazul în care nici din DOS imprimanta nu tipăreşte, va trebui să încercăm să schimbăm cablul (poate cel pe care îl avem nu face contact perfect sau are un defect) şi/sau setările portului paralel. Setările portului paralel se modifică din setup-ul CMOS-ului (accesibil prin Delete sau F1 înainte ca sistemul să pornească). Sistemele moderne cunosc 4 moduri de lucru pentru portul paralel: Standard, Bi-directional, Extended Capability Port şi Enhanced Parallel Port. Verificaţi documentaţia imprimantei pentru a vedea ce mod este indicat, însă nu pierdeţi din vedere două lucruri: modul standard este cel mai lent însă şi cel mai compatibil; modul ECP necesită şi un canal DMA (Direct Memory Addressing) care ar putea intra în conflict cu un alt dispozitiv.- BK

Formatare incorectă în Excel

Dacă introduceţi într-o celulă dintr-o foaie de calcul Excel o valoare, să zicem 154, şi în mod miraculos aceasta se transformă în 1.54, nu sunt motive să vă gândiţi la viruşi. Cumva, modul de formatare al celulei a fost schimbat, fiind activat modul "Fixed decimal". Pentru a reveni la normal, mergeţi în Tools, Options pentru a avea acces la opţiuni. Mergeţi în secţiunea Edit şi deselectaţi opţiunea "Fixed decimal". Sigur, opţiunea îşi poate găsi utilitatea ei la introducerea unui anume fel de date, însă cel mai adesea nu aveţi nevoie de ea activă.- BK

Culori ale foilor de calcul

Poate unii dintre dumneavoastră vă doriţi să coloraţi tab-urile corespunzătoare foilor de calcul dintr-un workbook într-un anume fel. Chiar dacă această opţiune a fost implementată cu ceva timp în urmă în produse ca 1-2-3 sau QuattroPro, şi v-aţi aştepta ca noi să vă dăm soluţia pentru Excel, ei bine vă înşelaţi. Microsoft nu a implementat această facilitate, chiar dacă unii dintre utilizatori o găsesc necesară.- BK

Deschiderea unui workbook protejat

Vă aflaţi în situaţia nefericită în care aţi protejat un document Office cu o parolă şi în acest moment parola nu vă mai este acceptată. Situaţia este destul de tragică dacă în documentul respectiv se află informaţii vitale firmei dumneavoastră. Însă nu chiar disperată. Mai întâi, încercaţi să vedeţi dacă nu cumva în timpul protejării documentului, Caps Lock-ul nu a fost activat sau nu aţi introdus din greşeală sau obişnuinţă prima literă mare (ex: Xyz în loc de xyz). Dacă nici aceste încercări nu dau roade, este timpul să aflaţi că documentele astfel protejate nu sunt nici pe departe în foarte mare siguranţă. De fapt, chiar există numeroase produse capabile a recupera parolele pierdute. Încercaţi o căutare pe internet şi veţi da peste aceste produse, însă trebuie să ştiţi că niciunul dintre ele nu este gratuit.- BK

Mai multe rânduri şi coloane

În Excel, fiecare foaie de calcul are doar 256 de coloane şi 65526 de rânduri. Aveţi nevoie de mai multe? Din nou avem o veste proastă pentru dumneavoastră: aceste limite sunt absolute şi nu pot fi schimbate. Dacă aveţi nevoie de mai multe rânduri, o soluţie ar fi utilizarea unei baze de date, cum ar fi Access, sau un alt produs destinat manipulării foilor de calcul (QuattroPro poate gestiona milioane de rânduri). În cele mai multe cazuri însă nu veţi avea nevoie să lucraţi cu toate aceste date simultan, ci aveţi nevoie doar de un anumit subset. Pentru aceasta, apelaţi cu încredere la comanda Get External Data ce vă poate interoga o bază de date şi aduce doar informaţiile de care aveţi cu adevărat nevoie.- BK

Funcţie ce returnează numele foii de calcul

S-ar putea să aveţi nevoie în Excel de a introduce numele fişierului curent. Pentru aceasta vă puteţi folosi de funcţia CELL, utilizarea ei fiind =CELL("filename"). În acest caz, ceea ce veţi primi va fi calea completă a fişierului, inclusiv numele foii de calcul, cum ar fi C:\Windows\Desktop\[Budget.xls]Sheet2. Dacă în schimb vă doriţi doar extragerea numelui foii de calcul, atunci formula va deveni puţin mai complicată: =MID(CELL("filename"), FIND("]",CELL("filename"))+1, LEN(CELL("filename"))-FIND("]", CELL("filename"))).- BK

Multiplicarea unei coloane

Să presupunem că aveţi o coloană întreagă cu preţuri într-o foaie de calcul Excel şi că doriţi să multiplicaţi toate aceste valori cu un factor, de exemplu, cu 5%. Sigur, oricând puteţi să le recalculaţi în mod manual, însă atunci oferta ar putea să stea la fel de bine şi într-un document de tip text.

Metoda tradiţională de multiplicare este următoarea: creaţi sau găsiţi o coloană liberă de lângă cea cu preţurile; în prima celulă a acestei coloane introduceţi formula de multiplicare a preţului din celula corespunzătoare ei cu 1,05; copiaţi formula în întreaga coloană; selectaţi întreaga coloană cu formule şi copiaţi-o, apoi daţi Paste Special (îl găsiţi în meniul Edit) peste preţurile originale; în dialogul Paste Special alegeţi Values pentru a înlocui valorile iniţiale cu cele rezultate din aplicarea formulei; în final, ştergeţi coloana ajutătoare.

Cea de-a doua soluţie, mai elegantă, se foloseşte tot de dialogul Paste Special. Pentru a creşte valoarea unui set de celule (preţurile din cazul nostru) cu 5 procente, introduceţi 1,05 în orice celulă liberă din foaia de calcul. Selctaţi celula şi apoi daţi Edit, Copy. Apoi selectaţi setul de celule cu preţurile care vă interesează, alegeţi Edit şi Paste Special. Alegeţi opţiunea Multiply şi daţi OK. Acum puteţi şterge celula ce conţinea valoarea de 1,05.- BK

Protejarea formulelor în Excel

Atunci când aţi reuşit să creaţi o formulă extraordinară, poate vă gândiţi la modalităţile de protejare a efortului dumneavoastră. Fiecare celulă are două proprietăţi: locked (blocat) şi hidden (ascuns). O celulă blocată nu poate fi schimbată, în timp ce una ascunsă nu va afişa conţinutul său în bara de formule. În mod implicit, fiecare celulă este blocată şi ne-protejată. Însă trebuie să reţineţi un lucru foarte important: toate aceste setări sunt complet inutile în cazul în care foaia de calcul în sine nu este protejată. Mai întâi, pentru schimbarea atributelor, selectaţi celula cu pricina sau selecţia ce vă interesează şi apoi alegeţi Format Cells. Din dialogul Format Cells, alegeţi secţiunea Protection şi selectaţi atributele care vă interesează (Locked şi/sau Hidden). Deblocaţi celulele în care utilizatorii trebuie să introducă propriile informaţii şi blocaţi celulele ce conţin formule şi cele ce trebuie să rămână neschimbate (de exemplu, titlurile). Pentru a-i împiedica pe utilizatori să vadă formulele, va trebui să blocaţi şi să ascundeţi celulele corespunzătoare; în acest fel utilizatorii vor putea vedea rezultatul, însă nu şi calculele ce au condus la el.

În continuare, pentru a proteja foaia de calcul, alegeţi Tools, Protection, Protect Sheet pentru a aduce în faţă caseta de dialog Protect Sheet. Fiţi siguri că este bifată caseta Contents. Puteţi introduce o parolă pentru a le da posibilitatea altor persoane să anuleze protecţia foii de calcul. Celulele blocate dintr-o foaie de calcul protejată nu pot fi editate, şi nici alte schimbări în organizarea foii de calcul nu pot fi operate (de exemplu, nu pot fi inserate rânduri sau coloane, nu poate fi schimbată lăţimea coloanelor şi nu pot fi inserate grafice).- BK

Recalcularea formulelor în Excel

Uneori, formulele ceva mai complicate, create cu Visual Basic, nu sunt pe deplin calculate în Excel. Microsoft a recunoscut că există o problemă în acest sens, singura soluţie pentru a fi absolut siguri că foaia de calcul este complet recalculată este forţarea prin Ctrl-Alt-F9.- BK

Diferenţa de dată

Excel stochează datele ca numere, alocate în serie. De exemplu, ca referinţă, 1 reprezintă data de 1 ianuarie 1900, 2 reprezintă 2 ianuarie 1900 şi aşa mai departe. Formatarea unor numere naturale ca date calendaristice va conduce la afişarea sub forma de dată calendaristică a celulelor. În acest fel, prima parte a problemei de calculare a diferenţei între două date devine banală, fiind vorba de o simplă scădere de numere. Atenţie însă, rezultatul va reprezenta numărul de zile dintre cele două momente şi va trebui formatat sub formă numerică.
Mai interesantă este funcţia DATEDIF. Această funcţie, ce nu a fost documentată înainte de versiunea Excel 2000, returnează diferenţa dintre cele două date exprimată sub forma de ani, luni sau zile. Funcţia este utilă în cazuri cum ar fi calculul numărului de luni în care o factură nu a fost plătită sau calcularea vârstei în funcţie de anul naşterii. Formatul funcţiei DATEDIF, cu trei argumente, este următorul: =DATEDIF(Start_date, End_date, units). Start_date şi End_date sunt suficient de clare, units fiind un şir de unul sau două caractere, cuprins între ghilimele, ce specifică unitatea de măsură folosită pentru returnarea rezultatului. Valori acceptate sunt: y (ani întregi), m (luni întregi), d (zile întregi), md (număr întreg de zile ce depăşesc ultima lună întreagă), ym (număr întreg de luni ce depăşesc ultimul an întreg), yd (număr întreg de zile ce depăşesc ultimul an întreg).- BK

Mai mult de 24 de ore

Atunci când vreţi să adăugaţi un set de celule ce conţin valori de tip timp, Excel va ignora orele ce depăşesc suma de 24. Soluţia este formatarea specială a celulei în care se face suma. Activaţi celula ce vă interesează, apoi alegeţi Format, Cells. În dialogul ce vă va fi prezentat pe ecran, selectaţi secţiunea Number. Din lista Category, alegeţi Custom, apoi introduceţi [h]:mm în caseta numită Type. Încadrarea în paranteze drepte a formatării pentru oră va indica Excel-ului să afişeze şi orele ce depăşesc limita de 24.- BK

Calcule cu tarife orare

Presupunând că aveţi într-o foaie de calcul celule ce conţin numărul de ore şi minute lucrate la un anumit proiect, împreună cu nişte tarife orare, prin înmulţirea acestora două rezultatul nu va fi cel căutat. Problema vine din faptul că rezultatul mai trebuie înmulţit cu numărul de ore dintr-o zi, adică 24. De exemplu, formula va arăta de felul =A1*B1*24, unde A1 conţine orele muncite (16:24, de exemplu), iar B1 conţine tariful pe oră. Asiguraţi-vă că celula rezultatului este formatată ca număr, nu ca timp.- BK

Ziua din săptămână

Există o posibilitate în Excel de a calcula numărul zilei din săptămână pentru o anume dată. Presupunând că A1 este conţine valoarea de tip dată, formula următoare se foloseşte de funcţia WEEKDAY ce returnează un întreg între 1 şi 7 (1 pentru Duminică): =WEEKDAY(A1). Dacă doriţi şi numele zilelor, va trebui să modificaţi astfel formula: =CHOOSE(WEEKDAY(A1). "Duminică", "Luni", "Marţi", "Miercuri", "Joi", "Vineri", "Sâmbătă").
O altă abordare este schimbarea formatării corespunzătoare celulei de tip data. Activaţi celula ce conţine data, apoi alegeţi Format, Cells. În caseta de dialog mergeţi în secţiunea Number. Alegeţi Custom din lista Category şi introduceţi un format particular în caseta Type. Ideea este de a folosi dddd ca parte a şirului de caractere de formatare. De exemplu, un string de tip dddd mmmm d, yyyy va afişa data de forma: Thursday November 23, 2000 (în funcţie de Regional Settings).- BK

Comportamente ciudate ale Windows-ului

Nu este lipsită de importanţă verificarea periodică a fişierelor sistem. Pentru aceasta, utilitarul System File Checker inclus în Windows 98 caută şi înlocuieşte fişierele sistem lipsă sau corupte. Rularea sa se face prin Start, Run, introdus în caseta sfc şi dat Enter. Atunci când aveţi probleme cu pornirea sistemului Windows, Microsoft vă pune la dispoziţie un ghid cu ajutorul căruia puteţi identifica mai uşor cauzele problemei. El este disponibil online la support. microsoft.com/support/tshoot/w98startup.asp, lucru destul de incomod dat fiind că sistemul nu vă porneşte, însă folosiţi-vă de PC-ul unui prieten pentru acces la internet. Puteţi scuti un drum la service sau măcar puteţi remedia temporar problema până vă salvaţi datele importante înainte de o reinstalare.- BK

Dispariţia taskbar-ului

Taskbar-ul Windows-ului este o componentă vitală a interfeţei utilizator, aşa că este imposibil chiar ca acesta să dispară. În mod curent, el este doar ascuns printr-o manevră de redimensionare a sa. Mergeţi cu mouse-ul în partea de jos a ecranului. Dacă pointerul se modifică într-o săgeată dublă, atunci apăsaţi butonul din stânga şi trageţi în sus. Dacă taskbar-ul nu se ascundea în această zonă, va trebui să încercaţi această procedură pe toate marginile ecranului.- BK

Distorsiuni ale monitorului

În cazul în care imaginea de pe monitor apare cu distorsiuni şi chiar virată într-o anume culoare, va trebui să încercaţi să vă folosiţi de opţiunea Degauss a monitorului (în speranţa că aceasta există). Această comandă trebuie activată atunci când pe ecran apar zone decolorate sau cu coloraţie anormală, cauza fiind magnetizarea anormală a sistemului de afişaj. Monitoarele de fabricaţie recentă dispun de o opţiune Degauss în meniul de pe ecran sau chiar ca buton separat pe panoul frontal, aceasta fiind marcată cel mai adesea cu simbolul unui magnet.

Dacă în schimb, imaginea monitorului este în permanenţă (sau cu intermitenţă) virată puternic într-o anume culoare, verificaţi mai întâi ambele capete ale cablului video, ce leagă monitorul de placa video. Înainte de a reataşa conexiunile, verificaţi mufele "tată" în căutare de pini îndoiţi sau intraţi înăuntru. Dacă găsiţi vreunul, cu mare atenţie îndreptaţi-l sau trageţi-l cu o pensetă (atenţie să nu-i stricaţi vecinii). Tot cu mare atenţie, conectaţi cablul şi fiţi siguri că face bine contact prin strângerea şuruburilor de prindere.- BK